Uno de los factores que influyen en la rentabilidad de tu empresa es el manejo óptimo de todos sus recursos.

El almacén es uno de los lugares en donde se concentran la mayoría de tus recursos productivos y comerciales; administrarlo requiere de métodos de planeación y gestión, y de herramientas tecnológicas que no todas las empresas tienen, pero todas necesitan.

Por definición, un almacén eficiente es aquel que maximiza el uso del espacio para guardar insumos o mercancías y agilizar la preparación de pedidos; también, es el que garantiza que tengas en todo momento un nivel de inventarios adecuado para no afectar tu producción o incumplir a tus clientes.

Todo ello demanda una fuerte inversión en infraestructura física y digital, además de costos de gestión y de personal, que hacen que no siempre resulte rentable asumirlo internamente.

Como responsable de la distribución de los productos de tu empresa, evaluar la conveniencia de gestionar un almacén o Centro de Distribución propio, o de subcontratar a un proveedor de servicios logísticos debe ser parte de tu responsabilidad al momento de cumplir con las metas financieras que contribuyen a su rentabilidad.

Considerar la tercerización de este eslabón en la cadena de suministro no solo puede reducir los costos de transporte y almacenamiento de tu empresa, sino también ofrecer muchos otros servicios como el acceso a tecnologías de punta que impulse la productividad de estos procesos y mejore en consecuencia la atención al cliente.

Conoce el desempeño de tu almacén para saber si es momento de subcontratar

Determinar si realizar las tareas de almacenaje y la distribución de tus productos dentro de tu empresa es más eficiente que encargarlo a un proveedor de servicios logísticos comienza por definir cuáles son tus costos en ese aspecto para conocer el rendimiento que estás obteniendo sobre tu inversión.

Hay diversos indicadores de desempeño que te ayudarán en esta tarea de medir tus resultados. Identificar los que sean significativos para tu operación es la clave. Entre algunos de estos indicadores están:

• Índice de rotación. Mide el nivel de renovación de tu inventario para determinar cuál es el costo del almacenamiento de tus insumos o productos. Este indicador se calcula identificando el número de veces que se el inventario se ha renovado a lo largo de un periodo determinado, dividiendo el resultado de las ventas totales entre la cantidad de producto almacenado. Tener mayor rotación significa menores costos de almacenamiento; mientras que una baja rotación indica que los productos permanecen más tiempo en el almacén, generando costos.

• Valor del inventario. Es el precio total de la mercancía que tienes en almacén. Cuanto mayor sea el valor, mayor el apalancamiento si la mercancía es tuya, en espera de ser comercializada; sin embargo, si el precio de tu inventario se dispara podría significar problemas de liquidez o que no se está vendiendo según lo planeado.

• Desabasto de inventario. Este indicador determina el número de veces que tu inventario es insuficiente para satisfacer los pedidos del cliente. Conocer su frecuencia ayuda a planear mejor la demanda y la cantidad de producto que necesitas tener disponible en cada momento, ya que un inventario excedido puede ser tan costoso como quedar en desabasto.

• Inventario disponible. Indica la cantidad de mercancía, del total almacenada, que está disponible para ser utilizada. Su porcentaje se calcula considerando el total de unidades por el valor económico. Un inventario disponible bajo indica la posibilidad de condiciones deficientes en el almacenamiento, o un nivel de rotación bajo que hace que la mercancía caduque o se deteriore con el tiempo.

• Aprovechamiento del espacio. Estima el espacio que se está ocupando en tu almacén en relación al espacio total disponible. Si el porcentaje es pequeño, representa gastos improductivos en el mantenimiento de la instalación y en la nómina del personal. Si es excesivo, estarás corriendo riesgos de seguridad al almacenar mercancía en espacios como pasillos o zonas de consolidación y de conservación de la mercancía ante la posible acumulación de mercancía durante picos imprevistos en la demanda.

• Variedad de productos y número de unidades. La gestión del almacén se complica si manejas pedidos que incluyan varias categorías de productos y pocas unidades de cada una, lo que afecta la productividad y rentabilidad si no aplicas las herramientas y métodos más adecuados para gestionar la salida de la mercancía.

• Número de devoluciones. Este indicador es uno de los más importantes para medir el desempeño de tu almacén. Se trata de la relación entre el número de pedidos enviados y el número de pedidos devueltos al almacén. Este número es representativo de los problemas en la preparación de los pedidos, ya sea en el picking de los pedidos, la fecha de caducidad, o de los motivos de la devolución como direcciones incorrectas, estado de las mercancías, etc.

• Nivel de eficiencia en recepción. Este indicador se subdivide en varios aspectos que repercuten en los costos, entre ellos: espacio asignado a cada carga recibida, volumen de la mercancía descargada cada día, productividad de los empleados, tiempo destinado a los productos desde su arribo hasta su colocación en el almacén pasando por su revisión y codificación.

• Pedidos perfectos. Son los entregados a tiempo, sin daño, que cumplen con las especificaciones del cliente en cuanto a tipo y cantidad de las mercancías y cuentan con la documentación correcta, tanto de embarque como de facturación.

En cuanto a este último indicador, un estudio de la firma de análisis industrial AMR Research concluyó que alcanzar una tasa de pedidos perfectos del 80 por ciento puede elevar hasta en tres veces la rentabilidad de tu negocio.

Una vez que conozcan los resultados de cada uno de estos indicadores podrás vislumbrar el nivel de desempeño de tu almacén. En este sentido, si tu indicador principal es la tasa de pedidos perfectos y ésta es menor al 80 por ciento, tal vez sea momento de buscar respuestas fuera de la empresa.

Al tercerizar los servicios de almacenamiento no solo pienses en contratar más espacio para guardar tu mercancía. Una empresa de logística como Solistica, que ofrece soluciones de almacenamiento integrales, en realidad aporta su conocimiento en el área para resolver aquellos indicadores en donde estás fallando, además de acceso a tecnología de punta que detecta desviaciones en los procesos para agilizar y hacer más eficiente el manejo de tus productos.

¿Qué esperar al subcontratar servicios de almacenamiento?

• Reducir costos al no tener que invertir en instalaciones, tecnología y operación del almacén.
• Garantizar la integridad de tus productos y su entrega correcta y a tiempo.
• Asegurar la continuidad de tu producción o la satisfacción de tus clientes.
• Impulsar tu competitividad.

Entre más eficiente sea la gestión del almacén de distribución, más pedidos perfectos lograrás, impactando positivamente a la rentabilidad de tu negocio. Decidir invertir en la contratación de un proveedor logístico para realizar esta tarea puede ayudarte a optimizar tus procesos logísticos y a crecer en el mediano o largo plazo.

En el análisis final sobre si tercerizar los servicios de almacenaje, más allá de considerar los costos de los servicios, evalúa los beneficios que te brindará para mejorar tus indicadores de desempeño, elevar tu competitividad y asegurar tu rentabilidad.

*Este artículo fue originalmente publicado el 16 de agosto de 2018 y modificado el 11 de marzo de 2022.